Der Vertrag mit der alten Agentur endet in vier Wochen. Der neue Dienstleister fragt nach DNS-Zugang, CMS-Administrator, Hosting-Backup und Search Console. Niemand im Unternehmen weiß, über welches Konto die Domain registriert wurde. Das Problem ist nicht ungewöhnlich: „die Website“ klingt wie ein Gegenstand, besteht aber aus mehreren Diensten, Verträgen und Zugängen. Ein Wechsel gelingt, wenn diese Teile einzeln übergeben werden.
Vor dem Agenturwechsel: Was gehört zu wem?
Beginnen Sie mit einer Inventarliste. Für die Domain: Wer ist als Inhaber eingetragen, welcher Provider verwaltet sie, wer kann DNS-Einträge ändern und die Verlängerung bezahlen? Für den Betrieb: Wo liegen Hosting, Quellcode oder CMS, Datenbank, Medien, E-Mail und Backups? Für Messung und Werbung: Wer ist Eigentümer oder Administrator der jeweiligen Konten, und unter welchen Firmenadressen laufen sie?
Technischer Zugang beantwortet die rechtliche Frage nicht automatisch. Eine Agentur kann ein Konto im Auftrag verwalten; an Dateien, Design, Texten oder Software können vertragliche Rechte und Lizenzen hängen. Lesen Sie deshalb die Vereinbarungen über Herausgabe, Nutzungsrechte, Laufzeiten und Fremdleistungen. Wenn ein Streit über Rechte besteht, ist das eine Vertragsfrage, die aus einer Admin-Liste allein nicht zu lösen ist. Die praktische Aufgabe lautet zuerst: Welche Systeme müssen ohne Unterbrechung weiterlaufen, und wer darf sie legitim verwalten?
… die Firma Domain und DNS selbst verwalten kann, eine wiederherstellbare Kopie der Website besitzt, alle Messkonten unter eigener Kontrolle hat und der neue Dienstleister nur die nötigen Rollen erhält.
Die .de-Domain: Inhaber und Provider unterscheiden
Für .de-Domains beschreibt DENIC den Providerwechsel über eine AuthInfo. Der Domaininhaber beauftragt den bisherigen Provider, dieses Passwort zu erzeugen, und gibt es für den Wechsel an den neuen Provider weiter. Das Verfahren wechselt den betreuenden Provider; es ist nicht dasselbe wie ein Wechsel des Domaininhabers. DENIC beschreibt den Inhaberwechsel separat. Lassen Sie sich deshalb zuerst bestätigen, wer tatsächlich Inhaber ist. Ein Passwort aus einem Agentur-Login beantwortet diese Frage nicht.
Planen Sie DNS und E-Mail getrennt vom Webhosting. Wird die Domain umgezogen, können Nameserver oder Einträge geändert werden; ein fehlender Mail-Eintrag kann die Geschäfts-E-Mail treffen, obwohl die Website weiterhin lädt. Sichern Sie die aktuelle DNS-Konfiguration und vereinbaren Sie, wer die neue Einrichtung prüft. Ein Agenturwechsel erfordert nicht immer einen Providerwechsel. Wenn die Firma Domain und DNS bereits kontrolliert, kann die Agenturverwaltung auch einfach neu vergeben werden.
Search Console und Suchdaten sicher übergeben
In Search Console gibt es bestätigte und delegierte Eigentümer sowie Nutzer mit geringeren Rechten. Google erklärt, dass Eigentümer weitere Personen hinzufügen und entfernen können. Prüfen Sie deshalb die Liste der Nutzer und die Art der Eigentumsbestätigung. Die Firma sollte einen eigenen bestätigten Eigentümerzugang haben, bevor die alte Agentur entfernt wird. Andernfalls kann der Zugriff für alle Beteiligten verloren gehen.
Besonders tückisch ist ein alter Bestätigungstoken: eine HTML-Datei, ein Meta-Tag oder ein DNS-Eintrag. Google weist darauf hin, dass ein entfernter Eigentümer erneut Zugriff erhalten kann, wenn sein gültiger Token bestehen bleibt. Der neue Administrator soll nur die Tokens der alten Agentur entfernen und die eigene Verifizierung intakt lassen. Exportieren Sie benötigte Berichte und dokumentieren Sie die Properties. Bei Analytics, Tag Manager und Werbekonten gelten eigene Rollen und Verfahren; nehmen Sie sie als separate Punkte in die Übergabe auf, statt Search Console als Stellvertreter für alle Daten zu behandeln.
Ein Wechselplan ohne Ausfalltag
Bitten Sie die bisherige Agentur um eine Liste der eingesetzten Dienste, zuständigen Konten, Lizenzen, laufenden Rechnungen und wiederkehrenden Arbeiten. Prüfen Sie die Angaben mit der neuen Betreuung. Dann richten Sie firmeneigene Administratorkonten ein, sichern Website und Konfiguration, übertragen nötige Inhalte und legen einen Termin für technische Änderungen fest. Halten Sie eine Rückfallmöglichkeit bereit, falls nach dem Wechsel Seiten, Formulare oder E-Mail nicht funktionieren.
Entziehen Sie alte Rechte erst, wenn die neue Verwaltung tatsächlich funktioniert. Danach kontrollieren Sie Website, DNS, Mail, Formulare, Tracking und die wichtigsten Suchseiten. Halten Sie fest, welche Agenturzugänge entfernt wurden und wer künftig Änderungen freigibt. So endet die Zusammenarbeit sauber, ohne dass eine vergessene Berechtigung oder ein abgelaufenes Agenturabo Monate später zum Problem wird.
Die entscheidende Frage vor dem nächsten Vertrag ist einfach: Kann das Unternehmen Domain, Website und Suchdaten auch ohne diesen Dienstleister weiter betreiben? Wenn ja, ist die Zusammenarbeit frei wählbar. Wenn nein, gehört die Zuständigkeitsliste schon an den Anfang des Auftrags, nicht erst an sein Ende.
